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【秘书实务】 @接待人,接送机流程及礼仪看这一条就够了

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发表于 2021-9-8 20:30:32 | 显示全部楼层 |阅读模式

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上方蓝字

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    作为接待人员,在工作中遇到来宾乘坐飞机的情况,不论迎来送往,行为举止都要符合相对应的礼仪,不仅要让来宾感受到尊重与温暖,还要用实际行动来维护所在单位的形象。




接机流程


1、接收接机信息,确认航班和客人信息

2、发送接机信息,做好信息沟通和接机准备

3、出车前检查,确保车况良好,卫生干净

4、关注航班信息,确认抵达时间,提前到达机场

5、航班抵达,主动联系与迎接

6、服务周到,引导客户上车

7、适时交流,满足客户要求

8、到达目的地,做好交接工作



接机礼仪


1、收到接机或航班信息后,及时与部门负责人沟通,对接机客人信息进行确认,包括接机人数、主要联系人姓名(职务、称谓)、性别、联系方式、入住酒店,接机后的大致安排等,以便准备车辆,安排驾驶员,规划行车路线等。
 
2、确认信息后及时发送接机信息给客人,以使客人安心,知道接待人员已做好安排,同时将目的地城市近5天的天气信息截图发客人,以便客人了解城市气候变化。
 
3、随时关注航班信息,确认航班准确的抵达时间,查询接机时的道路情况,及时规划好路线避开拥堵路段,确保至少提前半小时到达机场。如因不可抗力迟到或不能准时到达,需提前做好如何解决的预案,同时在客人飞机落地能电话联系上时,及时与客人致歉并说明情况,告知相应的解决预案。接机时出现的特殊情况,请及时与部门负责联系告知。
 
4、飞机抵达后,及时主动电话联系客人并告知已经到达机场等待客人的到来,将在何位置等候迎接,或发送接机信息“尊敬的XX领导您好,我是XX公司接待人员XXX,负责您此次的出行接机,我已到达机场,在XX出口等候您”。随后主动观察抵达客流,能及时发现客人的身影并主动招呼。对接待陌生客人请在显眼位置展示接机牌,以便客人容易辨识。
 
5、接到客人后,对熟悉的客人,主动上前接过客人手中的大件行李(公文包、手提包之类的随身行李除外),在客户的左前方45度位置,距离1米左右引导客人前往停车处,到达车前主动上前打开车门,让客人先上车就座,待客人上车后再放置行李。对陌生的客人,需首先确认身份,并进行自我介绍,之后在征询客人同意的情况下,接过客人手中的大件行李,再引导客人前往停车处。
 
6、轿车以副驾驶后面座位为第一客人位,驾驶座后面座位是第二客人位,后排中间座位为第三客人位,若只有一位客人,则安排坐副驾驶后面座位(贵宾位),若有两人,则按职级另一人坐驾驶座后面位置。或按客人意愿随机就坐,不做安排。





出车检查


1、对车辆进行例行检查,检查油量、胎压、刹车、仪表盘等,务必保证车辆处于安全正常的状态,若发现问题,及时解决或更换接送车辆。


2、对车辆外观及内饰进行检查,须做到车身及玻璃洁净,车内无垃圾,无烟灰,无异味,座椅干净整洁,若不达标,及时清洗。


3、对车内物资进行检查,务必准备矿泉水、纸巾、打火机、雨伞等,如不齐全,及时补充。


4、检查着装及仪容仪表,接待重要客人需着职业装,接待普通客人请衣着整洁、头部脸部清爽干净,如未达标请及时更换及改进。


5、如接机客人是陌生客人,如有需要,请准备好接机牌。



注意事项


1、接送过程中注意对客人的信息保密,不随意宣扬外传。与客人交谈时涉及到公司的重要信息把握好分寸,宣传公司的正面信息,同时注意不刻意通过车内后视镜观察或窥视客人。


2、注意自己的仪容仪表,及时理发剃须,衣着整洁,口气清新,保持微笑。


3、行驶过程中,遵守交通规则,平稳安全驾驶,不接打电话(特殊情况用蓝牙耳机之类),不在红灯等候期间做其他事情,如发微信,吃东西之类,驾驶员禁止在车内吸烟。


4、送机流程与接机流程类似,送机礼仪与接机礼仪相同。


5、接待过程是一个随机动态的过程,应根据情况实际发生的不同灵活处理,最终目的服务好客人,传递正能量,展现接待的精神面貌及风采。



来源:接待与交际


编辑:谢芯艳

审核:谭   湖



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